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Arranca obra nueva y hay que resolver la herrería. Alguien manda tres mensajes, contesta uno, y ese se queda con el trabajo.
No es un mal criterio por descuido. Es que no existe otro. Saber cómo elegir subcontratistas requiere información que la empresa nunca guardó: quién cumplió plazos, quién dejó pendientes al cierre, quién cotizó bajo y terminó cobrando alto. Todo eso ocurrió, pero vivió en la memoria de quien supervisó cada obra. En MAEC es de los vacíos más comunes que encontramos en constructoras que ya crecieron.
En este artículo va la matriz de evaluación con pesos, cómo armar un padrón por especialidad sin proyecto adicional y la ficha de desempeño que convierte cada obra terminada en criterio para la siguiente.
¿Por qué el precio más bajo termina saliendo caro?
Porque una cotización baja casi nunca es una cotización eficiente. Suele ser una cotización incompleta.
Lo que falta aparece después como trabajo adicional: el andamio que no estaba considerado, la limpieza que “no venía”, el acarreo que se suponía por cuenta tuya. Al final el monto real supera a la segunda oferta, con la diferencia de que ahora ya no tienes con quién negociar porque el frente está a medias.
Hay un segundo costo, menos visible. El contratista más barato suele ser el que trabaja con menos personal, así que cuando se le acumulan obras, tu frente es el que se queda sin cuadrilla. Ese retraso se paga en indirectos que nadie asigna a la decisión de compra.
Por eso el precio debe pesar, pero no decidir solo. Y para eso hace falta comparar más de una variable.
¿Qué criterios usar y con qué peso?
Una matriz sencilla, con pesos definidos antes de recibir ofertas. Definirlos después es acomodar el resultado.
| Criterio | Peso sugerido | Qué se evalúa |
|---|---|---|
| Precio y alcance cubierto | 35% | Monto, pero verificando qué incluye cada oferta |
| Desempeño previo con nosotros | 25% | Cumplimiento de plazo y calidad en obras anteriores |
| Capacidad disponible | 15% | Personal propio y obras en curso al momento |
| Formalidad documental | 15% | Alta fiscal, seguros, cumplimiento de obligaciones |
| Respuesta y comunicación | 10% | Tiempo de respuesta durante el proceso mismo |
El criterio de capacidad es el que más se ignora y el que más retrasa obras. Pregunta directamente cuántas obras tiene activas y con cuánto personal cuenta. La respuesta, contrastada con el tamaño de tu frente, dice bastante.
Sobre formalidad: en obra con subcontratación hay implicaciones de responsabilidad solidaria que conviene revisar. La información oficial sobre obligaciones patronales y registro de obra está disponible en el sitio del IMSS.
Cuando el proceso de solicitud y comparación se maneja como solicitud de cotización formal, todos reciben el mismo alcance y las ofertas se vuelven comparables. Ese solo cambio elimina la mitad de las sorpresas posteriores.
¿Cómo armar el padrón sin que sea un proyecto aparte?
No hace falta un censo del mercado. Empieza con quienes ya trabajaron contigo.
- Lista tus últimas cinco obras y anota cada contratista que participó, por especialidad.
- Marca a los que volverías a contratar sin dudarlo, a los que sí con condiciones y a los que no.
- Completa datos básicos de los primeros dos grupos: contacto, especialidad, capacidad aproximada, situación documental.
- Agrega dos alternativas por especialidad crítica. Si solo tienes un electricista confiable, no tienes proveedor, tienes dependencia.
- Define quién mantiene el padrón. Sin responsable, se desactualiza en un semestre.
Eso toma una tarde y ya te deja mejor parado que la mayoría. Mantenerlo dentro de la gestión de proveedores evita que el padrón viva en un archivo personal que se pierde cuando esa persona cambia de puesto.
Una pregunta que ordena bastante: si mañana perdieras a tu contratista principal de instalaciones, ¿a quién llamarías? Si no hay nombre inmediato, el padrón no es un tema administrativo, es riesgo operativo.
¿Qué se registra al cierre de cada obra?
Esta es la parte ejecutable y la que casi ninguna empresa hace. Una ficha de media página por contratista, llenada la semana del cierre, mientras todo sigue fresco.
CONTRATISTA: ______________ ESPECIALIDAD: ____________
OBRA: ______________ PERIODO: ____________
Monto contratado: $________
Monto final pagado: $________ Variación: ____%
Motivo de la variación: ______________________________
Plazo comprometido: ____ días Plazo real: ____ días
Retrasos atribuibles a él: ____ días
Calidad: retrabajos requeridos Sí / No ¿Cuáles? __________
Pendientes al cierre: ______________________________
Cumplimiento documental: completo / con faltantes
Personal promedio en sitio vs. comprometido: ____ / ____
Respuesta ante problemas (1 a 5): ____
¿Volveríamos a contratarlo? Sí / Sí con condiciones / No
Condiciones o notas: ________________________________
Con tres obras llenando esta ficha, tu siguiente licitación ya no se decide por quién contestó primero. Se decide con datos propios, que además son imposibles de conseguir en otro lado.
El campo de variación entre contratado y pagado es el más revelador. Un contratista que sistemáticamente termina 20 por ciento arriba no es barato, sin importar cómo cotice. Si quieres profundizar en ese seguimiento, revisa nuestro artículo sobre control de subcontratistas en obra.
¿Qué debe quedar cerrado antes de firmar?
Cinco puntos que evitan la mayoría de los conflictos posteriores:
- Alcance detallado, incluyendo qué no está incluido.
- Programa con fechas de inicio y fin por frente, no solo global.
- Forma de pago, anticipo, retención y condición de liberación.
- Qué suministra cada parte: material, herramienta, andamios, energía.
- Qué pasa si se retrasa por causa propia.
Para contratistas generales que coordinan seis o siete especialidades, estos cinco puntos deberían venir en formato fijo y no redactarse desde cero cada vez. El cuarto genera más discusiones en obra que cualquier otro. Definirlo por escrito cuesta diez minutos y ahorra semanas de negociación incómoda a media ejecución.
Preguntas frecuentes
Pide referencias verificables de obras similares y visita una en ejecución si es posible. Revisa capacidad real de personal y situación documental. En la primera colaboración conviene asignar un frente acotado antes de darle el alcance completo.
Tres suele ser el punto de equilibrio entre comparación útil y tiempo invertido. Con menos, no hay referencia de mercado. Con muchas más, el proceso se alarga sin aportar información nueva.
La continuidad reduce fricción y mejora la coordinación, así que tiene ventajas reales. El riesgo es la dependencia y la pérdida de referencia de precio. Mantener al menos una alternativa activa por especialidad crítica equilibra ambas cosas.
Constancia de situación fiscal, comprobante de domicilio, identificación del representante y, según el alcance, seguros y evidencia de cumplimiento de obligaciones patronales. Solicitarlos antes de firmar es más fácil que perseguirlos durante la obra.
Puedes hacer un corte parcial con los mismos campos, sobre todo en obras largas. Evaluar cada tres meses detecta desviaciones a tiempo. Además hace que la evaluación final sea un resumen y no un juicio de última hora.
Para cerrar
Elegir subcontratista por quién contestó primero funciona hasta que no funciona, y cuando falla, falla en el frente crítico.
La salida no es un proceso complicado. Es guardar lo que ya sabes: llena la ficha de cierre de tus últimas dos obras esta semana y define pesos antes de tu próxima licitación. En tres proyectos vas a tener criterio propio. Si quieres ver cómo se ve un padrón con historial de desempeño y comparativo de cotizaciones en un solo lugar, agenda una demo con nuestro equipo.
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