Tabla de contenido
- ¿Qué es un RFQ y por qué es un paso crítico en compras de obra?
- ¿Por qué el RFQ y la cotización de proveedores en construcción se vuelven tan lentos?
- ¿Cómo se ve un RFQ centralizado en un solo lugar?
- ¿Qué gana el área administrativa con este proceso documentado?
- Preguntas frecuentes
- Conclusión
Pides cotización a tres proveedores. Uno responde por correo, otro por WhatsApp y el tercero por teléfono, pero nadie lo anota. Para cuando tienes los tres precios juntos en una misma hoja, ya pasaron varios días. Además, probablemente alguno de esos precios ya cambió. Así funciona hoy la cotización de proveedores en construcción sin un RFQ formal, en la mayoría de las obras mexicanas.
Para un gerente o un administrador de obra, sin embargo, esa demora no es solo incómoda: tiene un costo directo. Mientras más tarda la comparación, más tarda la compra. En consecuencia, hay más presión para saltarse el proceso y comprar con el proveedor de siempre.
A continuación, veamos qué hace que este paso se vuelva tan lento. Después, revisemos qué cambia cuando el proceso está centralizado.
¿Qué es un RFQ y por qué es un paso crítico en compras de obra?
RFQ son las siglas de Request for Quotation, es decir, solicitud de cotización. En concreto, es el documento con el que le pides precio a varios proveedores. Todos cotizan el mismo material o servicio y con las mismas condiciones. Así puedes compararlos entre sí antes de comprometerte con uno.
Un RFQ bien armado incluye al menos cinco cosas. En primer lugar, la descripción técnica de lo que necesitas y la cantidad exacta. Después, la fecha en que lo requieres en obra y el lugar de entrega. Por último, la fecha límite para responder. Si falta alguno de esos datos, en cambio, cada proveedor cotiza sobre supuestos distintos. Por eso la comparación se vuelve imposible.
Por otro lado, vale la pena ubicar el RFQ dentro del proceso completo. Además, suele confundirse con los pasos que tiene a los lados:
- La requisición es el paso anterior. Es decir, ahí es donde alguien en obra levanta la necesidad y la manda a autorizar. En resumen, la requisición dice qué se necesita.
- El RFQ es el paso intermedio. Luego sale hacia varios proveedores y responde cuánto cuesta y en qué condiciones.
- La orden de compra es el paso final. Por lo tanto, es el compromiso formal con el proveedor elegido. Además, responde a quién le compramos y bajo qué términos
Cuando estos tres pasos viven separados, en formatos y canales distintos, cada uno pierde la referencia del anterior. Como resultado, después es imposible explicar por qué se eligió a un proveedor y no a otro.
De hecho, una cotización existe justamente para evitar comprar con el primer proveedor disponible. Sin ella, nadie compara precio, tiempo de entrega ni condiciones. Sin embargo, solo funciona si la comparación es rápida, porque los precios en construcción cambian con frecuencia.
¿Por qué el RFQ y la cotización de proveedores en construcción se vuelven tan lentos?
En realidad, el problema casi nunca es la falta de proveedores dispuestos a cotizar, sino la dispersión de canales. Por ejemplo, un precio llega por correo, otro por mensaje y otro se dicta por teléfono. Así que alguien tiene que transcribirlo. En consecuencia, cada paso extra agrega tiempo y aumenta el riesgo de un error de captura.
Mientras tanto, la obra sigue esperando el material. Por eso, esa presión empuja a muchos gerentes de construcción a saltarse la comparación y comprar directo. Y así se pierde la oportunidad de negociar un mejor precio.
¿Cómo se ve un RFQ centralizado en un solo lugar?
En cambio, el RFQ puede enviarse y recibirse dentro del mismo sistema donde vive la gestión de proveedores. Entonces toda la cotización de proveedores en construcción llega en el mismo formato y resulta comparable lado a lado. Así, no hay que perseguir respuestas en distintos canales ni transcribir precios a mano.
Además, cada cotización queda ligada a la requisición original. Por lo tanto, al aprobarse se convierte en orden de compra sin perder ese rastro. Entonces no queda duda de qué se comparó ni por qué se eligió a ese proveedor.
¿Qué gana el área administrativa con este proceso documentado?
Para el área de cuentas y gastos, además, el historial completo de cotizaciones comparadas es muy útil. Con él, justificar cada compra frente a auditorías internas o revisiones de presupuesto es sencillo. En otras palabras, ya no se trata de confiar en la memoria de quién cotizó qué. Ahora existe un registro completo y disponible.
Preguntas frecuentes
En pocas palabras, RFQ es la solicitud de cotización que se envía a varios proveedores. Sirve para comparar precio, tiempo de entrega y condiciones antes de generar una orden de compra.
Porque cada proveedor responde en un canal distinto y en un formato distinto. Por lo tanto, alguien tiene que reunir manualmente toda la información antes de poder compararla.
La cotización aprobada se convierte directamente en orden de compra. Además, mantiene el folio y las condiciones acordadas. Así que no hay que volver a capturar la información.
Sobre todo, un historial completo y comparable de cotizaciones. Además, ese historial sirve para justificar decisiones de compra ante auditorías o revisiones internas de presupuesto.
Conclusión
En conclusión, la cotización de proveedores en construcción no debería ser el paso más lento de la compra. Cuando el RFQ vive centralizado, junto a la requisición y la orden de compra, todo cambia. Entonces la comparación deja de depender de perseguir respuestas en distintos canales.
Así que la pregunta es simple: ¿cuánto tiempo le toma hoy a tu equipo comparar tres cotizaciones? Únete al webinar de MAEC y ve el proceso completo en vivo.
